Una reserva bien hecha, facilita todo el proceso de la estancia de un cliente. Evita demoras innecesarias en el check-in y errores en la facturación.

El formulario de reservas permite la entrada de todos los datos necesarios para procesar correctamente la entrada de nuestros clientes. Podemos controlar los datos de:

• Facturación: empresas, agencias, intermediarios, pago directo, a quien facturar y que cargos, comisiones, descuentos ...
• Precio: tarifa, cupo, régimen, tipo habitación, niños, free...
• Estancia: primer / último servicio, hora de entrada/salida, día a día ...
• Habitación: fumador, cama matrimonio, vista mar ...
• Otros: segmentación, localizador, tipos de garantía, tarjeta de crédito ...

Una excelente gestión de depósitos y días de release nos ayuda a controlar una de las tareas más tediosas de los hoteles hoy en día.

Asignación

La asignación de habitaciones se puede hacer reserva por reserva o por fecha de llegada para así agilizar al máximo esta cotidiana tarea.

Contratos, cupos y cierre de ventas

Hasta hace poco los contratos y cupos eran necesarios tan sólo para hoteles vacacionales.

Hoy nos encontramos con nuevos mercados y mayor competencia. Estos y otros factores, hacen que cualquier hotel moderno y competitivo se vea en la necesidad de tener una completa gestión de contratos y cupos, tanto si es de ocupación vacacional como de negocios.

Contempla todo tipo de contratos. Ofertas 14 x 11, larga estancia, early booking, comisiones guías, descuento primer niño, etc...

Control de cupos tanto por agencia como por contrato. Permitiendo varios cupos por agencia/contrato, diferentes días de release...

Mención especial merecen las tarifas con precios dinámicos. El hotel puede ir variando la tarifa según la ocupación, las fechas de reserva y otros parámetros que considere oportunos, permitiendo vender sus habitaciones al precio adecuado en cada momento.

Check-In

El Check-In de GH-HOTEL ha sido diseñado para ser lo más rápido posible.

La consulta de las reservas que entran hoy en la pantalla principal, además de ayudarnos a encontrar las reservas, nos permite anotar observaciones que se puedan producir antes de la llegada del cliente.

Para agilizar la asignación de la habitación dispone de una consulta de habitaciones limpias, donde podemos seleccionar por tipo y características la habitación adecuada.

Los datos del cliente, tanto los obligatorios para la ficha de policía o para el INE, como los necesarios para una correcta estadística interna, se pueden entrar en el mismo momento del check-in o posteriormente sin ninguna dificultad.

Actualmente GH-HOTEL pone a la disposición de sus clientes de varias soluciones para la entrada automática de los datos del cliente mediante scanners y lectores OCR.

Otros datos importantes en un check-in son:

• Acompañantes: Podemos entrar tanto los datos básicos como el cardex completo.
• Tarjeta de crédito: Posibilidad de imprimir los datos en el bienvenido para autorizar cargos.
• Garaje: Una sencilla gestión de plazas, nos ayuda a controlar el garaje.
• Cargos automáticos.

Ocupación

La consulta de ocupación nos permite de un vistazo rápido saber la disponibilidad que tenemos en una fecha determinada. Podemos consultar disponibilidad, ocupación, entradas, salidas, bloqueadas, cupos libres y con un sólo click ver el detalle de las mismas.

Rack

El rack es una herramienta gráfica especialmente pensada para hoteles con pocas habitaciones. Desde una sola pantalla podemos gestionar todo el hotel: reservas, check-in, check-out, asignación, bloqueos....

La facturación de GH-HOTEL destaca por su facilidad y potencia a la hora de emitir una factura y de hacer el Check-Out.

La cantidad de posibilidades que abarca nos permite satisfacer las necesidades de facturación de cualquier cliente: agrupar cargos, dividir facturas, añadir descripciones aclaratorias, modificar los datos de facturación, etc... Todo en tan solo unos clicks, pero con un fuerte control para la auditoría.

Facturación anticipada.

Podemos facturar la estancia del cliente desde el mismo día de entrada para anticipar las gestiones y el cobro de las mismas.

Facturas rectificativas.

Completamente adaptado a la normativa de facturación vigente.

El departamento de gobernanta es prioritario en el organigrama del hotel, se puede afirmar que de su funcionamiento dependerá en parte el éxito del mismo.

HouseKeeping

La gestión de Housekeeping permite organizar diariamente, mediante unos parámetros previos, el trabajo de las camareras de pisos.

La periocidad de los trabajos a realizar (cambio de sábanas, limpieza ventanas, etc...) los podemos parametrizar de forma general o por contrato/agencia. También podemos controlar los materiales empleados para cada tarea.

En una sola pantalla podemos limpiar/ensuciar habitaciones, anotar observaciones para las camareras, repartir las habitaciones por camareras y consultar el estado de las habitaciones del hotel.

GH-HOTEL le permite controlar toda la actividad de su hotel mediante unos completos informes:

• Registro de entradas/salidas. Detalle de las entradas/salidas con la hora, el precio, la reserva, la factura y el usuario.
• Histórico de cargos. Detalle de todos los cargos realizados con la hora y el usuario, cambio de cargos entre habitaciones.
• Histórico de deducciones. Control de deducciones, motivo, usuario, hora
• Cambios Ocupación. Todos los cambios en la estancia de un cliente (precio, régimen, pax, tarifa, fecha salida...) se guardan para su posterior control.
• Mano corriente. La tradicional mano corriente para los clásicos de la hostelería.
• Balance. Cuadre de producción, clientes casa y facturación para detectar cualquier anomalía.

y listados:

• Producción. La producción del hotel por servicios. Se puede elaborar el listado por día, mes, año y comparativo con el año anterior.
• Facturas. La información detallada de sus facturas por fechas y por agencias.
• Intermediarios. Facturas por fechas e intermediarios con cálculo automático del importe de las comisiones.

La gestión del histórico de facturas nos evita el archivo físico de las facturas. Podemos buscar una factura por fechas, agencia, empresa, cliente para su consulta y reimpresión en el momento que queramos.

Las estadísticas se han convertido en un instrumento básico para entender la situación del Hotel y apoyarnos en la toma de decisiones.

Toda decisión, todo análisis, todo presupuesto, está prácticamente en el aire si no se cuenta con datos estadísticos suficientes y fiables.

Generador de informes

GH-HOTEL le proporciona datos estadísticos de :

• Producción.
• Ocupación.
• Personas y niños.
• Precios medios por habitación y por pax.

desglosado por:

• Agencias.
• Empresas
• Intermediarios.
• País y provincia
• Segmentación
• Tarifa.
• Régimen.

El generador de informes estadísticos le permite combinar estos datos como usted estime oportuno, creando informes a medida. Por ejemplo: Un informe de ocupación y precio medio desglosado por segmentación y tarifa.

Informes estándar

A pesar de la potencia del generador de informes GH-HOTEL ha diseñado unos informes basados en la experiencia de sus clientes, son informes diseñados por profesionales del sector que nos muestran de una manera clara y rápida la información obtenida.

Estadística INE

De obligado cumplimiento por todos los hoteles, este informe le facilita la información en el formato requerido. También adaptado al informe de entradas/salidas del Instituto Canario de Estadísticas.

Históricos

GH-HOTEL cuenta con unos completos históricos de clientes y empresas.

Desde el histórico de clientes podemos acceder a toda la información sobre las estancias de nuestros clientes: fechas de estancia, tarifas, habitación ... incluso podemos visualizar las facturas emitidas.

Con esta información, podemos preparar un mailing (de clientes o empresas) selectivo por número de estancias y producción y demás datos estadísticos del cardex.

Previsión de Producción

Con este informe podemos calcular, según las reservas efectuadas, la producción prevista para una fecha determinada.